Privacyverklaring

Count-IT B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 95904700 en gevestigd aan de Produktieweg 1, 6045 JC Roermond, ontwikkelt en levert software voor kassa, voorraadbeheer, inkoop, orders, facturatie, CRM, een B2B-bestelportaal en rapportages, en levert desgewenst de bijbehorende hardware. In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Count-IT B.V. houdt zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige Europese privacywet- en regelgeving.

Wie is verantwoordelijk?
Count-IT B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring. Voor vragen over privacy kunt u terecht bij privacy@count-it.eu. De verantwoordelijke functionaris persoonsgegevens is Dave Claessens.

Gebruikt u als zakelijke klant de software van Count-IT, dan verwerken wij de gegevens die u daarin vastlegt (bijvoorbeeld van uw eigen klanten) in uw opdracht. In dat geval bent u de verwerkingsverantwoordelijke en is Count-IT B.V. verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst.

Bezoekers van onze website
Onze website is zo gebouwd dat er zo weinig mogelijk persoonsgegevens worden verwerkt. Er worden geen advertentie- of trackingcookies geplaatst, er draaien geen analysediensten van derden (zoals Google Analytics) en er worden geen lettertypen, video's of scripts van andere partijen geladen.

Bezoekersstatistieken zonder cookies. Om te zien welke pagina's worden bekeken, slaan wij per paginabezoek op: de bezochte pagina, de website waar u vandaan kwam (alleen de domeinnaam), eventuele campagnecodes in de link (utm), het type apparaat (computer, tablet of telefoon) en de browserfamilie. Om unieke bezoekers per dag te kunnen tellen, maken wij uit uw IP-adres en browsergegevens een versleutelde code die elke dag verandert. Uw IP-adres zelf slaan wij niet op, en de code is niet tot u als persoon te herleiden. Heeft u in uw browser Global Privacy Control ingeschakeld, dan wordt uw bezoek niet meegeteld. Deze gegevens bewaren wij maximaal 13 maanden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om onze website te verbeteren (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Contactformulier en demo-aanvragen. Vult u een formulier in, dan verwerken wij de gegevens die u invult: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, onderwerp en bericht (welke velden er zijn, verschilt per formulier). Uw bericht wordt opgeslagen en per e-mail doorgestuurd naar ons team. Ter bescherming tegen misbruik en spam slaan wij daarbij een versleutelde, niet terug te rekenen code van uw IP-adres op. Wij bewaren formulierinzendingen maximaal 14 dagen in de website; correspondentie die daaruit voortvloeit bewaren wij zolang dat nodig is voor de afhandeling. Grondslag: het nemen van stappen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden (sub f).
Gratis demo-account. Vraagt u een demo-account aan, dan sturen wij uw e-mailadres door naar onze eigen demo-omgeving (demo.count-it.eu), zodat daar een account voor u wordt aangemaakt. Daarna geldt voor uw gebruik van de demo hetzelfde als voor gebruikers van onze diensten.
Nieuwsbrief. Meldt u zich aan voor onze nieuwsbrief, dan verwerken wij uw e-mailadres en, als u die invult, uw naam en bedrijfsnaam om u de nieuwsbrief te sturen. Uw aanmelding komt per e-mail binnen bij Count-IT B.V. Voor het versturen van de nieuwsbrief gebruiken wij Mailchimp (Intuit Inc., Verenigde Staten). De doorgifte daarheen vindt plaats op basis van het EU-VS Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie in de verwerkersvoorwaarden van Mailchimp. Wij bewaren uw gegevens tot u zich afmeldt. Afmelden kan altijd via de afmeldlink in de nieuwsbrief of door te mailen naar info@count-it.eu. Grondslag: uw toestemming (sub a), die u op elk moment kunt intrekken.
AI-support in de kennisbank. Gebruikt u de AI-support op onze kennisbankpagina's, dan sturen wij uw vraag en het lopende gesprek naar het supportsysteem van Count-IT B.V. (servers bij Rootnet in Nederland). Daar wordt het antwoord gemaakt met behulp van de AI van OpenAI (OpenAI Ireland Ltd.); de verwerking door OpenAI kan in de Verenigde Staten plaatsvinden. Die doorgifte vindt plaats op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, die zijn opgenomen in het verwerkersaddendum van OpenAI. OpenAI gebruikt uw vragen en de antwoorden volgens haar zakelijke voorwaarden niet om AI-modellen te trainen. Wij sturen geen naam, IP-adres of andere kenmerken van u mee. Vraag en antwoord worden in het supportsysteem van Count-IT 3 maanden bewaard, om storingen op te lossen en de support te verbeteren, en daarna verwijderd. Op de website zelf slaan wij de inhoud van gesprekken niet op; wij houden alleen per dag bij hoeveel vragen zijn beantwoord. Het gesprek blijft in uw browser bewaard zolang het tabblad open is. Om misbruik te voorkomen, tellen wij het aantal vragen per bezoeker met een versleutelde code van uw IP-adres die na maximaal 24 uur wordt verwijderd. Vermeld in de chat geen persoonsgegevens die niet nodig zijn voor uw vraag. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om bezoekers snel te helpen (sub f).
Niet-bestaande pagina's. Komt u op een pagina die niet bestaat, dan registreren wij het adres van die pagina, de pagina waar u vandaan kwam en het browsertype, zodat wij foute links kunnen herstellen. Uw IP-adres slaan wij daarbij niet op.
Serverlogboeken. Onze hostingpartij Rootnet houdt voor de beveiliging en het goed functioneren van de server technische logboeken bij, waarin onder meer IP-adressen staan. Deze worden niet langer bewaard dan nodig is voor de beveiliging en het oplossen van storingen.
Google-reviews. Op onze website tonen wij een selectie van openbare reviews die klanten over Count-IT op Google hebben geplaatst, met de naam zoals die op Google staat, de tekst en het aantal sterren. Wilt u niet dat uw review op onze website staat, mail dan naar privacy@count-it.eu; wij halen hem dan weg.
Cookies
Onze website plaatst alleen functionele cookies die nodig zijn om de website te laten werken. Hiervoor is geen toestemming nodig.

cit_lang: onthoudt uw taalkeuze (Nederlands, Engels of Duits). Bewaartermijn: 1 jaar.
cit_manage: alleen voor medewerkers van Count-IT die inloggen in het beheer van de website. Wordt verwijderd zodra de browser sluit.
Daarnaast bewaart uw browser het gesprek met de AI-support tijdelijk (sessionStorage) zolang het tabblad open is. U kunt cookies altijd verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser. Meer informatie vindt u in onze cookieverklaring.

Bezoekers van ons kantoor
Count-IT B.V. registreert geen bezoekersgegevens. Wel is er cameratoezicht aanwezig in het pand waarin Count-IT B.V. kantoor houdt. Dit pand is eigendom van een derde partij en Count-IT B.V. huurt hier enkel kantoorruimte. Het cameratoezicht wordt beheerd door de eigenaar van het pand en valt onder diens verantwoordelijkheid. Count-IT B.V. heeft geen toegang tot de camerabeelden, tenzij dit wettelijk vereist is of in samenwerking met de eigenaar van het pand.

Klanten, leveranciers, sollicitanten en stagiairs
Klanten. Count-IT B.V. gebruikt de door u verstrekte gegevens (zoals bedrijfsnaam, vestigingsgegevens, KvK-nummer, btw-nummer, telefoonnummer, contactpersoon, e-mailadres, bankrekeningnummer, administratieve gegevens en de overeenkomst) om de overeenkomst over de levering van producten en diensten uit te voeren. Uw gegevens worden bewaard tot ten minste zeven jaar na afloop van de overeenkomst, conform de wettelijke bewaartermijnen.
Zakelijke gebruikers van onze software. Voor de gegevens die u in onze software vastlegt, sluiten wij een verwerkersovereenkomst met u af. Die bewaren wij gedurende de samenwerking en ten minste zeven jaar daarna.
Leveranciers. Count-IT B.V. gebruikt de door u verstrekte gegevens (zoals bedrijfsnaam, vestigingsgegevens, KvK-nummer, btw-nummer, telefoonnummer, contactpersoon, e-mailadres, bankrekeningnummer, administratieve gegevens en de overeenkomst) om de overeenkomst uit te voeren. Uw gegevens worden bewaard tot ten minste zeven jaar na afloop van de overeenkomst.
Sollicitanten. Count-IT B.V. gebruikt de door u verstrekte gegevens (zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, cv, motivatiebrief, gespreksverslagen en eventuele referenties) uitsluitend om uw sollicitatie te beoordelen. Uw gegevens worden maximaal 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure bewaard, tenzij u toestemming geeft om ze langer te bewaren (maximaal 1 jaar) voor toekomstige vacatures.
Stagiairs. Count-IT B.V. gebruikt de door u verstrekte gegevens (zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, stageovereenkomst, urenregistratie, stageverslag en ingangsdatum) om de stageovereenkomst uit te voeren. Uw gegevens worden ten minste 7 jaar bewaard.
Grondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is: omdat het nodig is om een overeenkomst met u uit te voeren of op uw verzoek stappen te zetten voordat u een overeenkomst sluit (artikel 6 lid 1 sub b AVG), omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld door fiscale bewaarplichten (sub c), of omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben dat zwaarder weegt dan uw privacybelang, zoals het beveiligen en verbeteren van onze website en het informeren van klanten over wijzigingen in onze dienstverlening (sub f). Waar wij toestemming nodig hebben, vragen wij die vooraf; u kunt toestemming altijd weer intrekken.

Met wie delen wij gegevens?
Count-IT B.V. verkoopt uw gegevens niet. Wij delen ze alleen als dat nodig is voor de doelen in deze verklaring of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Wij maken gebruik van de volgende verwerkers, met wie wij afspraken hebben gemaakt over de beveiliging en geheimhouding van uw gegevens:

Rootnet: hosting van de website en de database, op servers in Nederland;
Microsoft (Microsoft 365): ons e-mailverkeer, waaronder de e-mails die de website verstuurt;
OpenAI (OpenAI Ireland Ltd.): het maken van antwoorden in de AI-support, via het supportsysteem van Count-IT (zie hierboven);
Mailchimp (Intuit): het versturen van onze nieuwsbrief (zie hierboven);
dienstverleners voor onze boekhouding en ons betalingsverkeer, voor zover dat nodig is om overeenkomsten met klanten en leveranciers uit te voeren.
Voor het tonen van reviews en het meten van onze vindbaarheid halen wij gegevens op bij Google en Microsoft (Bing). Daarbij worden geen gegevens van websitebezoekers aan hen verstrekt.

Beveiliging
Count-IT B.V. neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegd gebruik. In het bijzonder:

alle verbindingen met onze website en software zijn versleuteld (HTTPS/TLS);
toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers die dat nodig hebben, met een persoonlijke inlog;
IP-adressen worden in de website alleen versleuteld en waar mogelijk tijdelijk opgeslagen;
er worden regelmatig back-ups gemaakt die afzonderlijk zijn beveiligd;
wij sluiten verwerkersovereenkomsten met externe partijen die namens ons gegevens verwerken.
Iedereen die bij Count-IT B.V. toegang heeft tot persoonsgegevens, is tot geheimhouding verplicht. Heeft u aanwijzingen van misbruik, neem dan contact met ons op via privacy@count-it.eu.

Minderjarigen
Onze website en diensten zijn gericht op ondernemers. Wij hebben niet de intentie gegevens te verzamelen van personen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of voogd. Denkt u dat wij toch zulke gegevens hebben, neem dan contact op via privacy@count-it.eu, dan verwijderen wij ze.

Verwerkingsregister
Count-IT B.V. houdt een register bij van de verwerkingen onder haar verantwoordelijkheid, met daarin de verwerkingsdoeleinden, de categorieën gegevens en ontvangers, de bewaartermijnen en de genomen beveiligingsmaatregelen.

Uw rechten
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kunt u bezwaar maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, de verwerking laten beperken en uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen (gegevensoverdraagbaarheid). Stuur uw verzoek naar privacy@count-it.eu. Om zeker te weten dat het verzoek van u komt, kunnen wij u vragen om u te identificeren; stuurt u daarvoor een kopie van een identiteitsbewijs mee, scherm dan uw BSN en pasfoto af. Wij reageren binnen vier weken. Moeten wij gegevens wettelijk bewaren, dan laten wij u weten welke gegevens wij niet kunnen verwijderen en waarom.

Websites van derden
Deze verklaring geldt niet voor websites van derden waarnaar wij linken, zoals sociale media en de websites van onze koppelingspartners. Lees de privacyverklaring van die websites voordat u ze gebruikt.

Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze website of de regelgeving verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Deze versie is van 17 oktober 2026. Op de verwerking van persoonsgegevens is Nederlands recht van toepassing.

Vragen of klachten
Heeft u vragen of klachten over hoe wij met persoonsgegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via privacy@count-it.eu. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Count-IT B.V.
Produktieweg 1
6045 JC Roermond
Tel.: 088 00 36 000
privacy@count-it.eu